Инвентаризация в 1С

Содержание

Основные законодательные документы

Инвентаризация – это обязательный процесс управления для юридического лица. Будь то небольшая фирма, оказывающая услуги. Или крупная компания с большими ангарами под продукцию. Обычно учет документов всех товарных единиц проходит в программе 1С Бухгалтерия. Также используют модули 1С ЗУП. Чтобы правильно оприходовать товар, подсчитать остатки на складах, а также убрать лишний объем по позициям, необходимо понимать четкие правила управления пересчета товара.

Основные законодательные акты при инвентаризации

Также важно учитывать законодательные нормы и акты, согласно которым работает бухгалтерия. Программный продукт 1С Бухгалтерия опирается на документ: Приказ Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н. На этих же основаниях работает 1С ЗУП.

Прохождение инвентаризации не зависит от применяемой системы налогообложения. Ее проходят все организации, которые ведут на предприятии бухгалтерский учет и занимаются управлением документооборота. Данные обязательства закреплены в документе: ст. 11 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Методы организации мероприятия обозначены в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Для чего проводится инвентаризация

Уточним все задачи, которые решает инвентаризационная деятельность. Разъясним, зачем ее запускать, на каком основании и по каким формам работать, как управлять всей деятельностью, как оформить все документы правильно, чтобы не попасть на штраф от надзорных органов.

Базовые задачи учета:

Проверка остатков в магазине или на складе. Собственник приводит в порядок свой товар на складах. Он видит, откуда берется недостаток, есть ли лишние позиции на полках. Это можно делать при помощи автоматизации или с оказанием услуг со стороны.
Касса. Подсчитывается количество денежных средств. Проводится товарно-материальный учет, который показывает недостаток по деньгам, если он существует. В 1С ЗУП учитывают заработную плату сотрудников. С нее могут вычесть часть недостающих денежных средств.
Маркировка товара. Когда на склады компании поступает новая партия на продажу. Собственник обязан провести маркировку с занесением в реестр программы.
Расчет с контрагентами. Для полного управления документооборотом бухгалтерия должна учитывать оприходование всех товарных единиц с контрагентами.

Обычно работают с 1 и 3 пунктом. По сути, процесс касается подсчета остатков или обязательной маркировки. К модулю 1С ЗУП обращаются, если на складах обнаруживается большой процент недостачи.

Оформление инвентаризации

Вам потребуется составить 4 ключевых документа:

опись по форме ИНВ-3;
приказ на проведение по форме ИНВ-22;
опись произвольной формы товара на складах;
сличительная ведомость по форме ИНВ-9.

Алгоритм работы в программе:

Запустите программное обеспечение 1С Предприятие. Перейдите в раздел «Склад», затем в пункт «Инвентаризация товаров».
Создайте новый документ. Нажмите на «Создать». Установите обязательные параметры: номер акта; дату и время, а также отметьте «ответственное лицо».

На этом моменте важно учесть один нюанс. Пункты с датой и номером в документе заполняются автоматически. Но они могут не сойтись, если вы ведете бухгалтерский учет в другом софте. Например, для каждого филиала ведется свой учет (1С Предприятие), а вся компания управляется внутри одного реестра (Бухгалтерии 1С). ФИО ответственного сотрудника вводят вручную, используя специальный справочник.

Оформление инвентаризации

Нажмите «Заполнить», для автоматического внесения всех номенклатурных позиций из бухгалтерского учета в программе 1С. Она составит полный список всех остатков. Если строчек слишком много, можно объединить его в группы по кнопке «Подбор».
Заполните поля на закладке «Проведение инвентаризации», чтобы в документе по форме ИНВ-22 были учтены все важные сведения.
Перейдите по вкладке «Инвентаризационная комиссия», чтобы указать ответственных сотрудников по внутреннему справочнику. Управление инвентаризацией будет проходить согласно регламенту вашей компании.
Нажмите на печать, чтобы вывести на принтер те документы, которые потребуются для пересчета.

Внимание, если вы нажмете на «Провести и закрыть», 1С не внесет каких-либо бухгалтерских проводок в документ. Чтобы провести изменения в реестре, нужно нажать «Создать на основании».

Оприходование товарно-материальных ценностей

Лишние позиции или дополнительные материальные ценности часто обнаруживаются при подсчете точного количества товара. При этом они становятся доходом организации, их стоит внести в базу 1С. Необходимо организовать оприходование излишков:

Создайте новый документ через «Ввести на основании», после чего выставите «Оприходование товаров».
Заполните в документе поля: дата, номер и статья доходов. Выберите «прочие доходы».
Внесите учтенные объекты в документ через «добавить».

Также вы можете воспользоваться автоматическим заполнением документа, если нажмете на «Заполнить» или «Заполнить по инвентаризации».

Списание материалов

Если же наоборот, вы чего-то недосчитали, то эти объекты учитывают в расход. Однако отрицательную разницу не получится предоставить для налоговой как фактический расход. Чаще всего собственник находит ответственного, после чего списывает потерю по ТМЦ на его запрплату. Либо относит недосчитанную прибыль на финансовый результат.

Списание в инвентаризацию

Недостающие материалы учитываются программой в автоматическом режиме. Их можно ввести вручную, при нажатии кнопки «Добавить». Также можно воспользоваться кнопкой «Подбор», если вы работаете с большим документом. Для корректировки данных нажмите на «Изменить». Нажав на «Печать», система предложит создать два типа документа:

форма-реестр накладной для списания;
форма-акт ТОРГ-16.

После осуществления проводок, 1С формирует новый документ. Обновленные записи в документе можно посмотреть по «Дт/Кт».

Инвентаризация денежных средств

Денежные средства можно учитывать в программе 1С. Однако для этих целей нет выделенного инструмента или готового решения в рамках инвентаризации. Воспользуйтесь отчетом: Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», чтобы в не нарушать документооборот бухгалтерии.

У вас может получится два варианта:

Если есть нехватка денежных средств. Вводим документ «Выдача наличных», после чего указываем «Прочий расход». Либо вносим «Списания с расчетного счета», где указываем «Прочее списание».
Если обнаружены излишки финансов в организации. Вводим документ «Поступление наличных», после чего указываем вид операции «Прочий приход». Либо можно указать «Поступление на расчетный счет», далее «Прочее поступление».

Система учтет новые сведения, внесет их в документ. Бухгалтерия сможет управлять денежными поступлениями.

Инвентаризация расчетов с контрагентами

При работе с контрагентами используют «Акт инвентаризации расчетов». Документ формируют двумя путями. Через раздел «Покупки» или «Продажи». В обоих вариантах алгоритм будет одинаковый:

Нажмите по кнопке «Расчеты с контрагентами».
Сформируйте «Акт инвентаризации расчетов».

Настоятельно рекомендуем проверить все взаиморасчеты через отчетность Анализ субконто.

Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?

Чуть ниже мы распишем подробный алгоритм, где укажем особенности оприходования лишних позиций или недостатков в рамках программы 1С 8.3. Но это не все действия, которые необходимо предпринять. Важно учитывать ряд правил, которые помогают провести работу бухгалтерии без ошибок:

Перед началом всего процесса проверьте управление документооборотом. Важно учесть все накладные: на поступление товара, возврат, обмен. Проверьте все журналы на корректность сведений в ТМЦ.
Учет проводят отдельно по каждому складу и каждому ответственному лицу. Если на фирме найдутся отклонения, их будет проще обнаружить, а также выявить причину появления. Повышается уровень управления внутри рабочего коллектива.
Обязательно сформируйте оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета. Так вы сможете определить точное количество остатков на складах по всем филиалам. В идеале сумма в ведомости и по результатам должна быть одинаковой. Если появились отклонения, значит необходимо проверить все строчки по номенклатуре.
Учет и управление излишками при пересортице. Такой вариант возможен, но он встречается крайне редко. Корректировка возможна, если недостаток с лишним товаром был обнаружен в один период. Они должны учитываться по одному ответственному, для аналогичных товаров в равных объемах.

Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?

Чтобы работа прошла корректно, стоит использовать официальное ПО. Вам нужна лицензия на 1С. Неважно, каким модулем вы пользуетесь: «Бухгалтерия», «Предприятие» или «ЗУП». Не стоит пользоваться взломанными версиями или кряками. Они могут создавать ошибки. Проверьте наличие лицензионной версии на рабочей машине. Если антивирусная защита «ругается» на вашу 1С, возможно, вы работаете на пиратской копии.

Возникли вопросы? Хотите получить грамотное сопровождение? Не стесняйтесь звонить на горячую линию. Поддержка клиентов для того и нужна. ООО, ИП или другие формы бизнеса – не грает роли. Все клиенты имеют возможность получить свой ответ по умолчанию.

Как оприходовать излишки при инвентаризации ОС в 1С 8.3

Алгоритм:

Введите документ «Принятие к учету в ОС», после чего нужно выбрать вид операции «По результатам инвентаризации».
На вкладке «Внеоборотный актив» внесите три важных параметра: «иное» в способах поступления; установите способ доходов; выставите рыночную «Стоимость» и «Стоимость НУ».

В остальном заполнение других вкладок не отличается от принятия ОС в стандартном порядке.

Как списать недостачу при инвентаризации ОС в 1С 8.3

Алгоритм:

Введите документ по форме «Списание ОС».
Далее выбрать и поставить: обязательный счет под номером 94; показываем причину – недостача в результате инвентаризации.

Как списать недостачу при инвентаризации ОС в 1С 8.3

После проведения документа по форме «Списание ОС» программа определит остаточную стоимость. Ее запишут на недостачи.

Оборудование

Один из важных аспектов для быстрой и надежной работы – это оборудование. Для учета товара лучше использовать несколько умных гаджетов и программ, которые значительно облегчат работу. Для автоматизации потребуется:

Терминал для сбора информации. Небольшой мини-компьютер со встроенным сканером штрих кода. Он считывает данные и сведения, после чего передает их в центральный компьютер. Терминал ускоряет большинство бизнес-процессов, заменяя услуги приглашенных «ревизоров» со стороны. Вам потребуется всего один человек.
Программное обеспечение. Например, Клеверенс Mobile SMARTS: Склад 15. Программа интегрирует работу терминала для сбора информации в софт склада (WMS/ERP). Решается одна из главных проблем – отсутствие человеческого фактора.
Сканер штрих кода. Помогает получать данные о товаре моментально, без визуального прочтения этикетки. Девайс является упрощенной версии терминала для сбора сведений. Он не отправляет данные в 1С. При этом повышается управление номенклатурой, улучшается автоматизация.
Принтер для печати этикеток. Электронный печатный девайс, которое наносит на товар необходимые для документооборота сведения: штрихкод, артикул, название, вес, наименование услуги и/или иные дополнительные данные. Девайс позволяет распечатать аккуратные липкие стикеры с указанием цены,

Оборудование для инвентаризации

Вы можете запустить проверку в любом удобном для вас формате, используя разное оборудование. Инвентаризационная деятельность различается в зависимости от частоты проверки и методам ее организации.

По обязательности проведения

Как было указанно выше, учет товара организуют не реже, чем раз в год. Иначе количество неучтенных товаров будут расти как снежный ком. Вы не сможете составить правильную отчетность для налоговой или других ведомств. Не будете иметь объективной картины деятельности вашей фирмы.

Различают два вида пересчета товара по срокам:

обязательная – ее необходимо устраивать не режем, чем раз в три года;
добровольная/инициативная – сроки проверки устанавливаются самим собственником.

Также пересчет товара может быть плановым и внеплановым. Если вам нужна настройка 1с, лучше заказать услуги профессионала. Розница или опт – неважно! Осуществите один звонок, оставьте заявку, чтобы мастер установил обновление конфигурации, настроил софт, провел первичные консультации. Чтение статьи в блоге или ветки форума вряд ли помогут, если вы серьезно занимаетесь торговлей. Даже фирменное 1С ИТС не всегда спасает. Все это не заменит труд специалиста. Мастер настроит все сервисы, подключит сервера, поговорит с персоналом, чтобы показать, как настроить систему. Вы можете сделать онлайн заказ на доставку лицензионного ПО через email.

Автоматизация инвентаризации

По методу проведения

Пересчет товара может проходить двумя методами:

Полная проверка. Проверяются все активы, имущество и обязательства компании. Обычно ее организуют раз в год.
Выборочная проверка. Под этот случай попадают выборочные объекты: товары, средства, нематериальные активы, основные средства. Такую проверку удобно запускать, если в реестре присутствует масштабная номенклатура ценностей.

Также организуют первичный вторичный пересчет товара. В первом варианте выявляет недостатки или избытки, во втором запускают контрольные пересчеты.

Автоматизация инвентаризации

Ручная работа очень рутина. Она отнимает много времени и сил у собственника. Поэтому возникает резонный вопрос: как автоматизировать все процессы? Для этого можно принять на вооружение несколько советов:

Назначать график обязательных сверок с закрепленными за ним ответственными работниками. Сотрудники должны понимать, в какой срок будет проходить отчетность. От результатов проверки зависит их зарплата.
Использование девайсов. Специальное оборудование: сканеры и терминалы для чтения штрих кодов. Оборудование помогает исключать человеческий фактор. Оно значительно ускоряет все процессы.
Программное обеспечение. Используйте дополнительные программы для экспорта/импорта данных и сведений. Например, между складом и главной софтовой начинкой предприятия.
Одна экосистема. Лучше всего работать в рамках одного программного продукта. Например, на платформе 1С Предприятие. Автоматизация улучшается в разы, когда используют хороший софт в связке с умными гаджетами для бизнеса.

Чаще всего пересчет остатков организуют в ночное время, чтоб исключать простои в работе. Часто используют услуги работников со стороны. Подобные вакансии можно часто найти на сайте бесплатных объявлений. При этом используют комплексный подход: работают с помощью людей, а данные собирают и сравнивают цифровые девайсы. Так улучшается автоматизация, налаживается управление товаром на складе. Снимается вопрос подсчета.