Экспертный блог
Безбумажный документооборот

Безбумажный документооборот

Сегодня мы с вами поговорим о весьма полезной для оконного предприятия вещи – а именно безбумажном документообороте. В мире современных технологий необходимость постоянно печатать какие-то документы часто говорит о неоптимизированности процесса (а значит еще более глубоких технологических ошибках), но и тонны макулатуры, и необходимость кому-то постоянно объяснять, что на них написано и тратить свое драгоценное время, сильно снижают производительность сотрудника. Но самое главное, такие формы коммуникации плохо поддаются учету, поэтому сотрудник может банально забыть о важной задаче.

Где обычно возникают такие проблемы:

на складе;
при общении между отделами;
при взаимодействии с контрагентами.

И во всех трех случаях автоматизация может стать настоящим спасителем компании.

Автоматизация склада

Идеально работающий большой склад в оконной компании вообще не должен использовать бумажный документооборот. Задание кладовщику должно приходить в четкой и ясной форме на электронное устройство, причем программа автоматизации должна генерировать это задание максимально самостоятельно. Плюсы – склад работает быстрее, сотрудников требуется меньше, время на обучение сотрудника существенно сокращается. Минусов нет.

Автоматизация между отделами

Во многих российских оконных компаниях общение между отделами похоже на хаос. Все звонят всем, часто в обход логики и здравого смысла, а о задачах нужно напоминать, чтобы они не были погребены под более важными или свежими. Нужно ли подсчитывать, сколько времени уходит при таком формате общения на телефонные разговоры и какова их настоящая эффективность? (Это даже если не брать в расчет любителей долго поговорить о домашних делах). Автоматизация решает эту проблему, переводя все коммуникации в программу, где можно сразу посмотреть, список задач, ответственного и сроки их выполнения.

Автоматизация контрагентов

Контрагенты (особенно поставщики с их тысячами разнообразных номенклатурных позиций для оконных предприятий) являются настоящей головной болью любого крупного предприятия, которую просто невозможно решить без автоматизации. Конечно, количество алгоритмов взаимодействия с контрагентами намного больше, чем 1, но все же не настолько большое, чтобы его не смогла обработать грамотная программа по автоматизации. Плюсы – сотрудникам не надо пересчитывать цифры взаиморасчетов в экселе и с утра судорожно думать, что они забыли заказать или оплатить. Количество лишних бумажных документов сокращается до нуля.

Плохо налаженная коммуникация внутри компании или с ее контрагентами всегда приводит к дополнительным денежным затратам в оконном компании. А хорошо налаженная коммуникация в современном мире всегда означает работу с программой автоматизации.